Det kommer inn en del tilbakemeldinger muntlig til styret om uroligheter i sameiet, styret følger opp så godt det lar seg men styret ønsker å behandle disse meldinger på en ansvarlig og strukturert måte. Styret har derfor vedtatt følgende rutiner:
Tilbakemeldinger registreres på et skjema som ligger lett tilgjengelig på hjemmesiden.
Dersom det er uklarheter i saksframstillingen tar styret ved utpekt styrerepresentant kontakt med den påklagde for å avklare saksforholdet.
Saken tas under vanlige omstendigheter opp i neste styremøte. Styret vurderer hvilke tiltak som skal iverksettes. Dersom saken skal følges opp, må den påklagde få saken til uttalelse med kort uttalefrist. Vedtak om eventuelle forføyninger følges opp av utpekt styrerepresentant.
I saker der det haster med å gjennomføre tiltak delegeres myndighet til beslutning og forføyninger til styreleder og utpekt styrerepresentant. I slike tilfeller orienteres styret i etterkant.
Melder orienteres om hvilke tiltak som er iverksatt.
Styret er av den oppfatning at konflikter best løses ved at man snakker sammen om det man finner uakseptabelt.
Feil og mangler i egne leiligheter, omfattes ikke av denne ordningen.